Les hablaré de mi proyecto y filosofía de mejora continua que viví en el módulo de prestaciones económicas de una clínica muy pequeña del IMSS. Este análisis lo hice como parte de un trabajo de un diplomado en administración de proyectos que estoy realizando.

Algo que valoro mucho de departamentos como enfermería es que la educación continua es importante e incluso reciben un pago por este concepto, es dificil tener una cultura de educación si los estudios que tienes no te los reconoce el instituto como ocurre con muchas categorias dentro del instituto.

Gracias a este diplomado estoy aprendiendo a fundamentar mis propuestas de proyectos.

Un posgrado es una experiencia increíble, de verdad que van a subir a hombres de gigantes como dice Newton, aprenderán de personas super preparadas, jefes de departamento, personas con maestrías, ingenieros. Lo recomiendo ampliamente.

Eso me ayudará a proponerlo formalmente, y expresar mejor mis ideas, pues por ejemplo sufrí frecuentemente acoso laboral por parte de la administradora, entre muchas razones por mi falta de comunicación sobre mis proyectos, mis ideas. Ella es una persona muy dificil de tratar, hay personal que se escondía de ella, otros que metieron sus cambios para no verla. Gente que logró librarse de su cargo se sintió muy aliviada. La verdad puede hacer llorar muy feo. Incluso dicen que fue transferida de una clínica a otra por los conflictos que tenía con los trabajadores. Tristemente se olvida que esta institución es de servicios, y el trato con las personas lo es todo. La mayoría de los problemas que surgen en una organización son en su mayoría el factor humano.

Siento que ella me hizo superarme muchísimo, pero hay que entender una cosa, que nuestros jefes son los que más influyen en nuestra salúd mental, más que los padres, parejas o hijos. Me hizo cuestionarme lo que creo, en ocaciones luchar por el, no lo hice muy bien y quizá soy muy eficaz pero necesito ser eficiente.

Introducción

Yo fui personal del área de prestaciones económicas en una unidad médica del IMSS de 2022 a 2024, el cual es un organismo gubernamental descentralizado de seguridad social y salúd en México. Los módulos de prestaciones económicas se encuentran en las clínicas que posean consulta familiar, de auxiliar de oficina que apoyan las actividades que realizan los oficiales en servicios técnicos y coordinadores en servicios técnicos.

Sin embargo, trabajé en una clínica pequeña, que sólo consta del oficial de servicios técnicos que realiza trabajo de coordinador de servicios técnicos, o sea, con un salario inferior, esta persona realizaba tareas más demandantes más arriba de lo que debería corresponderle. Así también esta formado por el Auxiliar Universal de Oficinas (AUO) que frecuentemente los encargados de modulo opinan que el trabajo que realiza el AUO debería hacerlo un oficial que es la categoría inmediata superior.

Mi función era sin embargo, ser personal de apoyo para cubrir las incidencias del títular del AUO, así como la archivada de incapacidades y documentos. Y en realidad no formaba parte de la plantilla oficial de ese departamento.

Me asignaron a ese departamento debido al rezago que había, sobre todo documentos, pero paulatinamente fui comprendiendo los procesos del módulo.

Yo sin ser conciente de la teoría sobre los proyectos, en mi mente visualizaba una reingeniería de los procesos, al mismo tiempo, incrementaba mi conocimiento y estudio sobre la teoría de la calidad. Así como la misma mecánica de la materia pretende, es posible analizarlo académicamente o formalmente varios procesos que se dieron empíricamente.

Poco al tiempo de llegar, me llamaba la atención las 5S japonesas por su gran enfoque a la mejora continua, conocí de ellas gracias a que es posible verlas en algunos departamentos del instituto, esa fue mi forma de empezar a ser conciente de los procesos de mejoras continuas, del PDAC y finalmente, lo que llama mucho mi atención, la administración basada en procesos.

Análisis de situación:

De forma concisa y clara estos fueron los problemas que detecté:

1. Alta rotación de los encargados o jefes.
2. Plazas mal asignadas
3. Deficiencias en la gestión de riesgos de trabajo.

El primer problema esta relacionado principalmente con la forma en que se asignan plazas desde nivel delegacional, por ejemplo, las plazas de encargado de módulo deberían ser solamente de jefe de grupo, o idealmente plazas de confianza. La justificación es que la descripción de puesto de niveles oficiales y coordinadores no son muy específicos en sus funciones. Y máxime, existe una disparidad con las plazas porque plazas de jefe de grupos estan asignadas en unidades muy pequeñas en la capital delegacional. Hay un sesgo en la asignación de plazas beneficiando principalmente a la zona capitalina.

La descripción de puesto de un coordinador incluye entre otros: Ejecutar, verificar, determinar cálculos relativos a semanas, salarios, montos de pagas. verificar y certificar el derecho de prestaciones, supervisar y ejecutar cálculos, verificar y ejecutar correciones y regularizaciones de movimientos afiliatorios de los asegurados y patrones.1

En cambio, la descripción de la plaza para jefe de grupo profundiza mucho en el manejo del recurso humano, en el control, en la metodología. A los coordinadores se les exige como Jefe de Grupo.

De forma que se tiene personal no remunerado correctamente para realizar tareas no apropiadas para este.

Funciones del jefe de grupo:

Se encarga de estudiar, analizar y proponer modificaciones a normas, sistemas, métodos y procedimientos en apoyo a las autoridades normativas. Además, planifica, organiza, dirige y controla el funcionamiento de catálogos y sistemas de registro, asegurando su correcta integración y actualización. También ejecuta trabajos asignados por el jefe de la dependencia, supervisa la ejecución del personal subordinado y participa en la corrección de desviaciones a las normas establecidas.

Ahora, la segunda parte del problema está en que al ser un puesto mal remunerado y una categoría inferior hace trabajo de categoría superior, causa mucha rotación por parte del mismo personal.

Antecedentes para modificar las plazas:

Trabajé previamente en el modulo más grande de la delegación que es el que más problemas tiene, esta experiencia previa en este módulo grande influenció mucho en mi los procedimientos que implementé, optimicé y la comprensión de la normativa.

La situación principal en el módulo previo fue que durante 4 años o más se ha señalado la falta de personal y las malas instalaciones a la alta dirección, se realizaron estudios, propuestas, pero han tomado demasiado tiempo. Se hacen demasiado trámites para la cantidad de población y tamaño de la clínica. La lamentable realidad es que se le da muy poca independencia y poder a los encargados de módulos, siendo un área de oportunidad además que es estratégica, que debería ser mejor manejada.

Hablando con los encargados de módulos, los intentos de optener respuesta por la alta dirección terminan en amonestaciones verbales. Es bastante decepcionante la incapacidad de la alta dirección para el logro adecuado de la calidad.

Las soluciones provicionales a esta problema es lograr negociaciones con la administración y dirección de la clínica, que son considerados como los jefes directos legítimos, ya que aquí el instituto hace distinción entre encargado y jefe. El encargado es sindicalizado, entonces es muy complejo y polémico este puesto pues se exige de forma similar a lo que sería un puesto de confianza.

Riesgos de trabajo

Cuando un trabajador se accidenta y requiere incapacitarse, es un trámite que realiza el instituto el valorarlo, y recuperarle su salario por los días en que estuvo incapacitado. Es el trabajo del instituto ser el medio que proveaeste derecho establecido en la ley del trabajo y en la Ley del seguro social.

El trámite administrativo de un riesgo de trabajo es un trámite que involucra muchos procesos y diferentes procedimientos, siendo el núcleo de todos ellos Prestaciones Económicas.

En estos procesos es donde más optimizaciones y oportunidad de mejora hay.

Las 5s. Las 5s fue la base de mi proyecto, las 5s son de manera general, más adelante se explica como se desarrollaron.

Son las 5S aplicadas por procesos.

• Seiri (clasificación). Es separar lo necesario de lo inecesario
• Seiton. (orden). Tras la clasificación, hay que organizar y ordenar el espacio del trabajo, para minimizar el tiempo de busqueda.
• Seiso. (limpieza). Fomenta limpiar y mantener el espacio de trabajo. -Seiketsu (estandarización) Establecer normas y procedimientos, para que las 3 anteriores se mantengan en forma consistente.
• Shitsuke (disciplina) Fomenta la disciplina y la autorresponsabilidad.

Lo que es el orden y la disciplina son principios ampliamente arraigados en la cultura japonesa, por ejemplo en Japón en las escuelas no tienen personal de limpieza porque los mismos alumnos son los que limpian. Y la disciplina es la escencia de la misma cultura japonesa, hay un dicho japonés que recita: la disciplina, tarde o temprano, vencerá a la inteligencia

Objetivos

El objetivo sería claramente mejorar la dotación del personal en el departamento, idealmente debería elaborarse una propuesta formal, bien fundamentada lo cual es un punto clave. Sin embargo, eso sería un proyecto a largo plazo, al mediano plazo es entablar negociaciones con la administración de la clínica.

1. Lograr obtener un desempeño sobresaliente en los indicadores
2. Implementación de las 5S
3. Control total de las incapacidades, relacionados con Seiton.
4. Convencer a la administración sobre el personal de apoyo y sus funciones.
5. Aparturar una nueva ventanilla que pueda utilizar el personal de apoyo

Planificación y acciones (Que se va a realizar primero)

Las 5s siguen un ciclo que aunque pueden haber procesos simultaneos, un proceso depende fuertemente del proceso anterior.

Ejemplos de procesos simultaneos, pues considero que una vez que se han logrado Seiketsu, todos los demás procesos son simultaneos a él ya que el concentra todos los demás.

En este proyecto desafortunadamente no planifiqué adecuadamente con una metodología escrita y detallada. Sobre todos los tiempos porque la situación no lo permitía, como la alta rotación de personal, yo por ejemplo soy eventual, y me cambiaron a otro centro aunque como duré un tiempo logré implementar varias cosas. Aunque no es preciso decir que no hubo metodología en lo absoluto.

Así fue pues mi implementación de las 5s: Cuando se fué la jefa y llegó un jefe nuevo, me dejó la responsabilidad de llevar el control de las incapacidades que salen, que son certificados de incapacidad que representan dinero, y que incluso, se pueden cobrar directamente en el banco ya que era hábil. La primera face fue pues implementar Seiton, todo movimiento de estos documentos debía quedar registrado y organizado. Optimicé las relaciones de los jefes anteriores para que los registros fueran homogenos y permitieran fácilmente rastrear los documentos y los certificados.

La siguiente fase pues Seiketsu, de hecho llegué implementando Seiketsu así que es simultanea, pues practicas que estaban estandarizadas en el departamento homólogo mayor en la unidad mayor, las implementé y junto con las juntas fuimos implementando los estándares.

Intenté implementar Seiso, lamentablemente la cultura organización y nacional sobre la limpieza no ayudó. En mi visión de proyecto, la limpieza es más como que parte de Shitsuke, es parte de la disciplina y una práctica estandarizada que debe de mantenerse. En Shitsuke ayudé mucho a los nuevos jefes a explicar como ordenar y mantener el orden.

Al tener una rotación tan alta de personal, no era factible definir fechas basadas en el tiempo, sin embargo, al durar permanecer dos años ahí, logré influir en los procesos y en la repartición del trabajo.

Monitoreo y Control

El departamento de prestaciones económicas es sujeto a supervisiones continuas.

En una supervición por el supervisor regional de Salúd en el Trabajo estaba muy sorprendido y entusiasta al ver como teníamos organizado los procesos de Salúd en el trabajo, nos felicitó, explicó que nunca había encontrado una unidad que cumpliera bastante bien con la normativa. Esto es bastante llamativo porque es un supervisor con un carácter fuerte y muy estricto. Realmente siempre recordaré este momento, la verdad es que nunca imagina recibir felicitaciones de supervisores estrictos.

Frecuentemente en las superviciones mensuales tenemos observaciones positivas de que se encuentra muy bien organizado el módulo.

Logré disminuir la cantidad de desviaciones en los certificados no encontrados con cada supervición.

Por medio de excel y usando una base de datos, logré un control bastante detallado del proceso de calificación de los riesgos de trabajo, que como expliqué, son procesos muy complejos que involucran a muchos departamentos.

He ayudado a los jefes (hay mucha rotación) a adoptar mis prácticas de organización.

1. https://sntss.org.mx/images/site/files/contrato.pdf
2. Euroinnova Business School. (2024, 5 julio). ¿Qué es el desarrollo en una investigación? https://www.euroinnova.com/blog/que-es-una-fundamentacion-de-un-proyecto
3. Rodriguez, C. A. Y. (2022, 12 abril). «​ La disciplina siempre vence la inteligencia»​. https://es.linkedin.com/pulse/la-disciplina-siempre-vence-inteligencia-yepez-rodriguez